議事録の書き方よりも100倍大切なこと
新入社員の最初の仕事、議事録作成。
「でも、議事録なんて書いた事ない！」
「どうやったらいいの？？」
と、最初はみんながこう思うでしょう。
でも大丈夫です。
みんなそんな道を通ってきています。
が、しかし、書き方を考える前に最初に意識しなければならない最重要事項があります。
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「議事録は何のための文書なのか？」
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ということです。
そもそも、議事録って何のための文章なのでしょうか？
・会議内容の確認のため
・責任の所在を明確にするため
・会議欠席者に内容を伝達するため
とくに、１つ目と２つ目は重要です。
人間の記憶は非常に曖昧で、一つの事実でも自分に都合の良いように解釈してしまうのが人間の頭です。
ですので、会議中に発せられた言葉一つでも、捉え方によっては全く逆の意味になってしまうこともあります。
もちろん、会議中に共通認識を得られればそれでいいのですが、会議中の雰囲気等もありますので、全てが全て共通認識を得られるとは限りません。
そのため、関係者の誰が見てもわかるような文章で書き、会議での決定事項についてお互いが確認する必要があります。
私は公共事業のトンネル設計をしていた頃がありますが、設計方針について双方の合意を得たというような記録は必ず明記する必要がありました。
公共事業のような多額のお金が動く場合、設計の方針が一つ変更になるだけで、何億、何千万というお金が動くため、責任の所在を明確にさせる必要があるからです。
先日の東京オリンピックの国立競技場の方針が白紙になったのも記憶が新しいですが、国立競技場の設計方針を民間会社が決めて、欠陥が見つかってしまったら、補修費等は全て設計会社の責任になってしまいます。
そのように、議事録は個人ではなく、お金や会社全体の信頼をも左右する文書なのです。
また、３つ目の会議欠席者に内容を伝達する手段としても議事録は有効です。
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「会議欠席者とはどのような人物を指すのか？」
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・会議に出席していないプロジェクトメンバー
・今後プロジェクトに関わるメンバー
・プロジェクト終了後にプロジェクトを検証する第三者
議事録はこれら多くの人物のための文章です。
会議の出席者が備忘録として確認するのはもちろんですが、会議に出席していないメンバーが一目見て会議の内容がわかるような文書にする必要があります。
また、プロジェクトに後から加わったメンバーにとっては、今までどのようにプロジェクトが進められてきたのかを確認できる資料となります。
さらに、プロジェクト終了後、どのような経緯でプロジェクトが進められ、完結したのか検証するための資料となります。
そのため、会議に出席していない多くの人物が内容を確認する文書ですので、
”第三者に理解できる文章を書く”
という視点が必須事項となります。
まとめです。
議事録は何のための文書なのか？
・会議内容の確認のため
・責任の所在を明確にするため
・会議欠席者に内容を伝達するため
会議欠席者とは？
・会議に出席していないプロジェクトメンバー
・今後プロジェクトに関わるメンバー
・プロジェクト終了後にプロジェクトを検証する第三者
議事録一つ書くのにも、「何のため？誰のため？」という事を意識するのが最も重要になってきます。
これは、何かを行うためには必ず必要になってくる自分への問いです。
議事録を作成しようと思うと、最初は書き方ばかり気になってしまいますが、
書き方よりも重要なところをまずは抑えて、そこから書き方を確認してみてください。
議事録の書き方についてはまた次回詳しくご説明しますね。
それではまた次回。
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