こんにちは。理系女子のYokoです。

新人がよく直面する場面。

「今日の午後３時から空いてる？空いてたら◯◯プロジェクトの会議、出席して。」

突然の会議出席命令。

新人は、プロジェクトの途中から参加する場面が多く、引き継ぎも兼ねて、突然会議に参加を求められる場面がよく出てきます。

しかし、今まで関わってもいないのに、なんの予備知識もなく突然会議に出席しても何も分かりません。

しかも、一番若手の仕事、”議事録作成”もきっと任されるでしょう。

会議の内容が分かっていないのに議事録なんて書けるはずがありません。

教えて欲しいと思っても、声を掛けた上司は忙しそうで、聞くに聞けない状況。自分でなんとかするしかない。。。

では、そんな急な会議出席を求められたとき、なるべく会議内容を把握するためにはどうすればいいのでしょうか。

その１

議事次第、会議資料に目を通し、今回の会議内容を把握する

会議出席の場合、これは基本です。「議事次第」とは、会議で話し合う項目が書かれている書面です。この項目を見れば、何についての会議なのかが一目で分かります。そして、会議資料。会議の場をスムーズに進めるために資料を作成しているはずです。その内容を確認し、今回の会議内容を把握するようにしましょう。５分後に会議スタートというような切羽詰まった状況であれば、こちらの二つを会議中にでも確認するようにしましょう。

その２

過去の議事録を探して、プロジェクトの状況を把握する

会議スタートまで10分あれば、過去の議事録にざっと目を通しましょう。今までのプロジェクトの進行状況が記録されている貴重な資料です。しかも、前回の議事録には次回への課題や次回会議まで各々が行うべきことが記載されている場合が多いです。時間がなければ前回の議事録だけでも確認するようにしましょう。

その３

プロジェクトの概要資料を探して、頭に入れる

会議開始まで30分以上あれば必ずやっておきたいこと。プロジェクト全体の内容を頭に入れる作業です。全体が分かっていれば、全体の中のどこの部分について話し合うのかを把握することができ、他の事柄と関連付けて内容を把握することがでいます。資料としては例えば、業務計画書、企画書、客先に提案をした提案書等のプレゼン資料等です。これらを通してプロジェクトの概要を把握するようにしましょう。

その４

全体スケジュールを探して、現在どのような状況下にあるのかを把握する

こちらは会議開始まで1時間程度ある場合に確認をとりましょう。現在、プロジェクトはどのような状況にあるのか。議事録と共に全体スケジュールを確認できると、状況についての理解度がかなり高くなってきます。全体の状況、これからの状況を事前知識として入れることで、今回の会議の進捗や落とし所についてある程度予測ができるようになり、会議で交わされる言葉の理解もスムーズにできるようになってきます。

その５

会議室へ行く途中に上司に会議のポイントを聞く

本来、上司に会議内容について手取り足取り教えてもらうのが手っ取り早いのですが、上司も忙しい人なので、詳しく聞くことはできないことがおおいでしょう。そんな場合は、会議室へ行く途中であったり、外出先での会議であれば電車の中であったり、その「道中で会議内容についてどれだけ聞き出せるか」が重要になってきます。もちろん、１〜４の事前知識を前提に聞くとより良いのですが、１〜４を行う余裕がなかった場合でも、この５でしっかりと聞き出せることができれば会議内容についてある程度把握ができるようになります。いくら忙しい上司であっても、会議室へ向かう廊下の２分間や電車の中くらいはこちらの話に耳を傾けてくれるはずです。

５つのポイント
１．議事次第、会議資料に目を通し、今回の会議内容を把握する。
２．過去の議事録を探して、プロジェクトの状況を把握する。
３．プロジェクトの概要資料を探して、頭に入れる
４．全体スケジュールを探して、現在どのような状況下にあるのかを把握する
５．会議室へ行く途中に上司に会議のポイントを聞く

これら、５つのポイントを押さえて初めて出席する会議でも有意義な時間を過ごしてくださいね。

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